Note d’information à destination des professionnels de santé

 

INFORMATION DES PROFESSIONNELS DE SANTE SUR LE TRAITEMENT DE LEURS DONNEES PERSONNELLES DANS LE CADRE DE L’INFORMATION PROMOTIONNELLE

La protection des données personnelles et le respect de la vie privée constituent des facteurs de confiance, cette confiance est un enjeu majeur pour Mundipharma SAS (France) (« Mundipharma ») car elle nous permet de bâtir des relations fortes et durables avec tous nos interlocuteurs, en particulier avec les professionnels de santé et les patients. La protection de vos données personnelles constitue une priorité et nous souhaitons vous informer par l’intermédiaire de la présente notice d’information de la manière dont nous collectons, traitons et protégeons ces données.

FINALITÉS

Mundipharma collecte, traite, conserve et transfère des informations à votre sujet sous forme papier et électronique. Ces informations sont uniquement utilisées pour les finalités suivantes :

  • Gestion des relations entre Mundipharma et vous,
  • Activités médicales, de prospection et de promotion : prospection, promotion et gestion des relations et échanges promotionnels, scientifiques ou à caractère médical entre Mundipharma et vous (en face/face ou à distance), gestion de vos remarques ou observations relatives à la qualité de l’information délivrée par Mundipharma et de gestion des demandes d’intervention d’un MSL,
  • Ciblage / qualification et le profilage : ce profilage (pratiques et centres d’intérêts professionnels) a pour objectif de rationaliser l’activité d’information promotionnelle et de personnaliser nos services et nos interactions avec vous en fonction à vos préférences, pratiques et centres d’intérêts professionnels. Ce profilage n’a pas de conséquences individuelles significatives à votre égard. Aucune décision automatisée vous concernant n’est prise par Mundipharma
  • Communications : communications par voie postale, par voie électronique, par téléphone (hors automate d’appel) ou par SMS-MMS. Nos campagnes de communication portent sur les thématiques suivantes : (i) communications à caractère institutionnel, promotionnel, médical ou scientifique, (ii) informations relatives à nos produits et services telles que la mise à disposition d’un nouveau site internet ou d’une application mobile, (iii) invitations et/ou informations relatives aux évènements organisés ou parrainés par Mundipharma tels que des congrès de sociétés savantes, (iv) invitations à participer à des enquêtes ou études de marché (hors DHCP).
  • Planification, la gestion, le suivi, la traçabilité et l’amélioration continue de l’activité de prospection et d’information promotionnelle dans le respect de la Charte et du Référentiel de certification de l’activité d’information promotionnelle établi par la Haute Autorité de Santé (HAS)

DONNEES COLLECTEES

Les principales catégories de données personnelles collectées par Mundipharma sont les suivantes :

  • Nom et prénom,
  • Adresse postale du lieu d’exercice,
  • Adresse e-mail professionnelle,
  • Numéro de téléphone professionnel,
  • Statut (KOL / Speaker / Advisor, Investigateur),
  • Si applicable, statut d’interne et nombre d’années,
  • Spécialité médicale,
  • Numéro RPPS,
  • Informations concernant vos interactions (promotionnelles et/ou non promotionnelles) avec Mundipharma (fréquence, date, type de contact, etc.),
  • Préférences, pratiques et centres d’intérêts professionnels,
  • Connaissance de nos Produits et de l’aire thérapeutique,
  • Toute autre donnée fournie par vous.

Aucune donnée non nécessaire aux finalités énoncées ci-dessus ne sera collectée par Mundipharma

BASE LEGALE

  • Activités médicales, de prospection et de promotion & Ciblage / qualification et le profilage : Ces traitements sont fondés sur les intérêts légitimes (économiques, en termes d’organisation, de développement de l’activité et d’amélioration de la qualité de l’information promotionnelle) poursuivis par Mundipharma. Les intérêts légitimes poursuivis par Mundipharma France sont mis en balance avec vos intérêts, libertés et droits fondamentaux qui exigent une protection de vos données personnelles. Les intérêts de Mundipharma France ne peuvent prévaloir par rapport aux vôtres.
  • Communications : Pour nos opérations de phoning et nos campagnes de communication par courrier postal, le traitement est fondé sur les intérêts légitimes (économiques, en termes de communication, d’organisation et de développement de l’activité) poursuivis par Mundipharma France. Les intérêts légitimes poursuivis par Mundipharma France sont mis en balance avec vos intérêts, libertés et droits fondamentaux qui exigent une protection de vos données personnelles. Les intérêts de Mundipharma France ne peuvent prévaloir par rapport aux vôtres. Pour nos opérations de communication par email et par SMS-MMS, le traitement est fondé sur votre consentement (hors DHPC). Les Direct Healthcare Professional Communications (DHPC) sont des courriers envoyés par les laboratoires pharmaceutiques aux professionnels de la santé, afin de les informer de risques potentiels apparus lors de l’utilisation de certains médicaments ainsi que des mesures ou des recommandations pour limiter ces risques. Le but de ce type de communication est donc d’améliorer la sécurité d’emploi dans le cadre du bon usage des médicaments. La diffusion des DHPC est effectuée à la demande et sous l’autorité des autorités de santé, en particulier l’ANSM. Elle implique quasi-systématiquement le recours à un prestataire disposant d’une base de professionnels de santé plus complète que celles dont disposent les laboratoires pharmaceutiques. Lorsque Mundipharma est dans l’obligation d’adresser une DHPC aux professionnels de santé, nous faisons appel à un prestataire spécialisé dont l’identité et les coordonnées sont clairement précisées dans le courrier (postal ou électronique) que vous recevez. La base de données utilisée dans ce cadre est gérée sous la responsabilité exclusive du prestataire, agissant en qualité de responsable de traitement. Dans le cadre des DHPC, Mundipharma n’a pas accès à votre identité ou vos coordonnées. Vous pouvez exercer vos droits directement auprès du prestataire spécialisé.
  • Planification, la gestion, le suivi, la traçabilité et l’amélioration continue de l’activité de prospection et d’information promotionnelle (Charte et Référentiel de la HAS) : Ce traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle Mundipharma est soumis (Article L162-17-4 du Code de la sécurité sociale, Charte et Référentiel de certification de l’information promotionnelle).

SOURCE DES DONNEES

  • Vos données peuvent être collectées directement auprès de vous (lorsque nous sommes en contact direct avec vous) ou à partir de sources accessibles au public tel que le répertoire partagé des professionnels de santé (RPPS), le répertoire ADELI, l’annuaire santé ou les sites internet des établissements de santé.
  • Vos données peuvent également être collectées auprès de prestataires spécialisés nous fournissant des bases de données, notamment de Veeva (base de données OpenData).
  • La base de données OpenData a pour responsable de traitement la société Veeva Systems Inc., 4280 Hacienda Drive, Pleasanton, CA 94588 USA. Pour en savoir plus sur la manière dont Veeva utilise et protège vos données et pour l’exercice de vos droits à la protection de vos données personnelles incluses dans cette base, veuillez-vous rendre à l’adresse suivante https://www.veeva.com/eu/fr/confidentialite-veeva/ ou contactez Veeva à l’adresse  [email protected].

CONSERVATION DES DONNÉES

  • Activités médicales, de prospection et de promotion : Vos données personnelles (identité, coordonnées, spécialité, numéro RPPS, parcours, centres d’intérêts) seront conservées pour une durée maximale correspondant à la période pendant laquelle vous exercez votre activité professionnelle L’historique de vos interactions avec Mundipharma sera conservé pour une durée maximale de trois (3) ans en base active à compter de votre dernier contact avec Mundipharma, puis dix (10) ans en archivage intermédiaire afin de prouver notre conformité à la règlementation applicable, notamment lors des inspections de l’ANSM et des audits de certification de l’information promotionnelle.
  • Ciblage / qualification et le profilage : Les données issues de votre profilage sont actualisées chaque année et conservées pendant une durée maximale d’un (1) an suivant le dernier contact avec vous.
  • Communications : Vos données (identité, parcours professionnel, coordonnées professionnelles, centres d’intérêt, coordonnées professionnelles) seront conservées pour une durée maximale correspondant à la période pendant laquelle vous exercez votre activité professionnelle ou jusqu’à ce que vous vous opposiez à leur traitement ou retiriez votre consentement. La liste de diffusion suite à chaque action de communication faites par Mundipharma auprès de vous sera conservé pour une durée maximale de trois (3) ans à compter de la date de la communication concernée.
  • Planification, la gestion, le suivi, la traçabilité et l’amélioration continue de l’activité de prospection et d’information promotionnelle (Charte et Référentiel de la HAS) : L’historique de vos interactions avec Mundipharma sera conservé pour une durée maximale de trois (3) ans en base active à compter de votre dernier contact avec Mundipharma, puis dix (10) ans en archivage intermédiaire afin de prouver notre conformité à la règlementation applicable, notamment lors des inspections de l’ANSM et des audits de certification de l’information promotionnelle

DESTINATAIRES ET TRANSFERTS HORS UE

  • Vos données personnelles seront uniquement accessibles par les personnes légitimement concernées au sein de Mundipharma (le Département des Ventes et du Marketing, le Département Médical, le Département des Affaires Pharmaceutiques, les Services Commerciaux et Informatiques) et peuvent être transmises ou transmises aux sociétés associées indépendantes du réseau Mundipharma (Département IT/Support SFE).
  • Vos données personnelles pourront être communiquées aux différents prestataires auxquels nous faisons appel notamment pour la gestion du système informatique, la proposition de participation à des enquêtes ou des études de marché et les invitations à des évènements. Ces prestataires sont soumis à une obligation de confidentialité.
  • Vos données personnelles seront accessibles à Veeva (fournisseur du logiciel de gestion de la relation client et pour l’amélioration de la qualité de la base OpenData).
  • Vos données pourront également être transmises à l’établissement de santé au sein duquel vous exercez votre activité si ce dernier en fait la demande ou si cette disposition est prévue dans les règles de visite imposées par la Direction de votre établissement, aux autorités et administrations compétentes (ANSM) et à l’Observatoire national de l’information promotionnelle (ONIP) chargé de mesurer la qualité des pratiques de promotion en France.
  • Vos données peuvent être hébergées par un prestataire spécialisé soigneusement sélectionné utilisant des ordinateurs et des serveurs situés à l’étranger, notamment par le biais du cloud computing.

Ces ordinateurs et serveurs peuvent être situés hors de l’Union Européenne. Dans ce cas, nous ne transférerons les données personnelles en dehors de l’Union européenne que s'il existe une base légale pour le transfert - par exemple, (A) le pays du ou des destinataires assure un niveau de protection adéquat, (B) un accord international permet d’effectuer le transfert (C) des protections contractuelles appropriées sont en place (y compris des Clauses contractuelles types de la Commission européenne), (D) nous avons obtenu votre consentement explicite à un tel transfert, ou (E) le transfert est nécessaire pour des motifs importants d'intérêt public. En tout état de cause, Mundipharma veillera à ce que des mesures de sécurité appropriées soient mises en place pour protéger vos données personnelles.

Pour des informations complémentaires relatives aux modalités d’encadrement des transferts, notamment les secteurs, territoires et pays reconnus comme adéquats par la Commission européenne et les modèles de clauses contractuelles types, veuillez consulter le site de la Commission européenne ou le site de la Commission nationale de l’informatique et des libertés .

CARACTERE REGLEMENTAIRE DE LA FOURNITURE DES DONNEES

  • Activités médicales, de prospection et de promotion & Respect de la Charte et du Référentiel de la HAS : En tant que prospect, le traitement de vos données ne revêt aucun caractère réglementaire ou contractuel et la non-fourniture de vos données n’a aucune conséquence à votre égard. Dans le cadre d’une relation établie entre Mundipharma et vous (par exemple, un rendez-vous avec un délégué) et pour les finalités de respect de la Charte et du Référentiel de certification, le traitement de vos données a un caractère réglementaire (tel qu’imposé par la HAS) et la non-fourniture de vos données peut empêcher le maintien des relations entre Mundipharma et vous
  • Communications : Vous êtes libre d’accepter ou de refuser de recevoir nos communications et la fourniture de vos données ne revêt aucun caractère réglementaire ou contractuel. De même, la non-fourniture de vos données n’a aucune conséquence significative à votre égard.
  • Ciblage / qualification et le profilage : Dans tous les cas, le profilage mis en place par Mundipharma a pour objectif de qualifier les professionnels de santé (professionnel leaders d’opinion, orateur, conseiller, en devenir), d’identifier leurs pratiques et centres d’intérêts professionnels ainsi que leurs préférences en termes d’interaction. Ce profilage n’a aucune incidence sur la nature et la qualité des interactions entre Mundipharma et vous. Il peut avoir un impact sur la fréquence des interactions entre Mundipharma et vous, dans le strict respect des règles des autorités de santé notamment de la Charte et de son référentiel de certification de l’activité d’information promotionnelle établi par la Haute Autorité de Santé (HAS)). Il n’entraîne aucune décision automatisée à votre égard, c’est-à-dire une décision qui serait prise par des moyens technologiques, sans intervention humaine.

REGLEMENT GENERAL SUR LA PROTECTION DES DONNÉES

Ce règlement européen a été conçu pour renforcer la protection de vos données personnelles. Mundipharma confirme que:

  • Un Délégué à la Protection des Données (DPO) a été nommé au sein de Mundipharma et est à votre écoute pour toute demande ou réclamation concernant le traitement de vos données personnelles (voir coordonnées ci-dessous) ;
  • Toutes vos données sont traitées de manière licite, loyale et transparente ;
  • Un niveau de sécurité approprié est garanti pendant toute la durée du traitement et de la conservation de vos données ;
  • Toutes les données personnelles conservées par Mundipharma seront maintenues exactes et à jour ;
  • Toutes les mesures nécessaires sont prises pour éviter une violation, une perte ou une modification de vos données personnelles.

VOS DROITS

  • Activités médicales, de prospection et de promotion & Respect de la Charte et du Référentiel de la HAS : Vous pouvez accéder à vos données, les rectifier, les effacer ou demander la limitation de leur traitement. Vous pouvez librement accepter ou refuser les interactions avec Mundipharma dans le cadre de la prospection et du démarchage. Vous pouvez ainsi demander à être retiré de notre base « prospects » sans voir à vous justifier. Cela aura pour conséquence d’empêcher toute interaction future entre Mundipharma et vous. Si vous souhaitez être retiré de la base « OpenData» gérée par Veeva, nous transmettrons votre demande à Veeva. Toutefois, lorsque vous acceptez d’interagir avec nous dans le cadre de nos activités médicales, de prospection ou de promotion, les traitements ayant pour finalité le respect de la Charte et du Référentiel de certification (planification, gestion, suivi, traçabilité et amélioration continue) ne peuvent pas faire l’objet d’une demande de portabilité, d’opposition ou d’effacement.
  • Communications : Vous pouvez accéder à vos données, les rectifier, les effacer ou demander la limitation de leur traitement. Vous pouvez vous opposer à recevoir nos communications par courrier postal ou à nos opérations de phoning. Vous pouvez demander la portabilité de vos données traitées à des fins de communications par courrier électronique et par SMS-MMS. De même, vous pouvez retirer, à tout moment et sans avoir à vous justifier, votre consentement à recevoir nos campagnes de communication par email et/ou par SMS-MMS.
  • Ciblage / qualification et le profilage : Vous pouvez accéder à vos données, les rectifier, les effacer ou demander la limitation de leur traitement. Vous pouvez accéder à vos données, les rectifier, les effacer ou demander la limitation de leur traitement. Vous pouvez plus spécifiquement vous au profilage.

Vous pouvez exercer vos droits auprès du Délégué à la Protection des Données (DPO) de Mundipharma dont les coordonnées figurent ci-dessous. Vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle en particulier dans l’État membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où vous estimez qu’une violation de la réglementation aurait été commise (par exemple, la CNIL).

CONTACT

Pour l’exercice de vos droits ou toute demande d’information complémentaire, question ou réclamation, vous pouvez nous contacter aux coordonnées suivantes :

[email protected] ou Mundipharma – Département Juridique – 13 rue Camille Desmoulins, 92130 Issy-les-Moulineaux.

 

Dernière mise à jour : Avril 2024